要高校教师少“跑腿”,这个学院让老师“最多找一人”

教育 未结
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快到年底了,一些大学老师可能会陷入这样的窘境:不仅要填写如项目总结报告、年度工作考核,以及与教学相关的诸多表格,还要花费不少时间和精力在报销科研经费上。不熟悉经费管理政策、报销程序烦琐、手续复杂,为了报一项科研经费跑断腿是常事。而麦可思曾对某校教师在科研过程中遇到的最主要问题进行研究,结果显示,教师遇到的首要问题是“其他工作任务过重,时间精力不足”(75%)。


这样的情况使教师花费在与专业无关事务上的时间越来越多,可能导致无法在自己的教学和科研工作上全面发挥。不过值得一说的是,国内有不少高校正在着力解决这个问题,希望教师能够确保自身的教学或科研活动有序开展。比如浙江大学经济学院。


浙江大学经济学院推出

“最多找一人”改革探索


这两天,浙江大学经济学院一位新入职的老师正在办理出差报销,他只需简单整理票据,找到学院教师事务服务专员,后面的步骤就一站式完成。这得益于浙江大学经济学院在校内率先推出的“最多找一人”改革探索,通过专员代跑代办快捷处理各项业务


据了解,这项“最多找一人”改革,缘起于校党委书记任少波与学院教授的一次交谈,当了解到在日常事务中的具体困难后,任少波希望学院在治理能力现代化上多做一些探索。在广泛调研和论证的基础上,浙江大学经济学院在校内首先设立教师事务专员岗位


“最多找一人”如何更好地服务教授?学院在探索中明确岗位职责,即为学院教授的日常教学科研开展辅助工作,包括会务票务、财务报销,以及其他有关任务


每到年底,经费结算、排队交表是很多老师最头疼的事情。今年有了专员,浙江大学经济学院的教授们将会有更好的体验。这也正是“最多跑一次”探索的初衷,让科研人员心无旁骛做研究,让团队成员也能够松绑减负


未来,各类学术会议、学术活动的筹备组织工作中,浙江大学经济学院也将探索“最多找一人”。


“接下来将继续听取老师们的意见,对岗位职责做进一步的拓展。”经济学院院长黄先海表示,要不断通过增强首创精神和办学活力,以日常事务的减负让广大教师实现业务领域的加码。


让流程简单点,不少高校在探索


每当大学的评估、考核、申报、审批、总结迎来高峰的时候,老师们总是忙得脚不沾地。除了浙江大学经济学院,也有不少高校在积极探索为老师“松绑”“减负”的办法。


比如北京理工大学教师服务大厅于今年10月正式启用,大厅的启用实现了办事“一站式”服务模式,首批包括党政办公室、保密办公室、人力资源部、教务部、研究生院、计划财务部、国际交流合作处、教**行与考务中心、校工会和教师发展中心等10多个部门入驻大厅。各管理服务部门充分运用信息化手段对既有工作进行了流程优化与再造,推动服务事项公开化、业务流程清晰化、服务规范统一化,不仅简化了教师办事流程,也强化了部门间的协同联动,打破壁垒,全力推动教师办事“只进一扇门,最多跑一次”


比如,湖南大学希望通过给老师配备“财务管家”来破解“把老师逼成会计”这道难题。据媒体此前报道,无论是经费报销、票据审核,还是预算编报、经费管理,“财务管家”都可以搞定。并且为打通服务教师的“最后一公里”,湖南大学还把“财务管家”的办公场地设在各学院,在教学科研一线推行“贴身”服务。这样“财务管家”不仅可以熟悉科研人员的科研活动,还可以实时与教师沟通协调,及时处理科研财务业务,确保科研活动有序开展。


湖南大学财务秘书岗位的
设置、职责及管理


★岗位设置:

各学院视年度科研收支规模可设置1~3名财务专干岗位。年度科研收支规模在300万元以下的学院可选聘1名**财务秘书,年度科研收支规模在300万元以上的学院应至少选聘1名专职财务秘书。


★工作职责:

协助学院财务负责人开展财经政策纪律宣传,科研经费管理,会计核算服务,学院预、决算及绩效评价,收入和票据领用管理等工作。


★薪酬待遇:

学校现有在职人员兼任财务秘书,所聘岗位工作量饱满且岗位职责未包括财务工作的,学院可根据实际工作情况适当予以工作补贴;外聘人员担任财务秘书,学院按照合同约定的薪酬标准发放薪酬,可根据年终考核结果给予补贴或奖励。财务秘书的薪酬、补贴或奖励从学院科研管理费返还和办班分成经费中支出。


★管理与考核:

计划财务处组织制定财务秘书工作标准,指导和监督财务秘书履职;学院负责财务秘书的日常管理和考核。计划财务处负责财务秘书的业务培训、继续教育和业务能力考核,对工作业绩突出的财务秘书予以表彰,对于不称职的财务秘书提请相关学院进行调整。


整理自《湖南大学财务秘书管理实施细则》


拆掉烦琐流程这堵墙


填写各类表格、报销经费等算得上是大学老师的“影子工作”。而希望能从这些“影子工作”中挣脱出来可以说是很多大学老师的心愿,高校或许也该思考如何拆掉烦琐流程这堵墙。


为了解决“影子工作”带来的问题,国外有大学曾发起一项减轻行政负担的倡议。作为倡议的一部分,还成立了一个专门的委员会,提交了一份科研管理报告。


学校试图通过一个计划,让学术人员重新将工作重点放在学术上。首先要限制,必要时扭转员工的集中化趋势。虽然一些职能和程序的集中化可以让科研管理更为高效,但实际上一旦把影子工作考虑进去,集中化会经常导致效率的下降。重要的是要意识到,“研究的主要负责人也可以被看作一个小型企业的CEO,他们需要大量的支持。”


接下来,该委员会敦促开展一项严谨的调研,“验证”新的政策和工作程序是否能够节约时间和成本。只有“终端用户”达成共识:新的程序(1)是被需要的;(2)总体来说要比被替换的工作流程做更少的工作;(3)不会再产生其他多余的流程,才会被实施。涉及调研的行政工作包括差旅、采购、报销、人力资源、安全报告、为资助者和管理组织提供的进度汇报等领域。


为了实现这个目标,一项关键的工作是确定用于量化烦琐的做事程序产生的成本的指标,从计算与实施新政策或程序相关的隐性成本开始。为此,该校代理校长、负责预算与规划的副校长、副校长兼校人事首席执行官、执行副校长兼校首席财务执行官、教务长等9位高层管理者组成了致力于减轻校内学术人员行政负担的新的工作组。“我们正在寻找哪些工作消耗了学术人员的时间,如何才能降低这些损耗,让他们更有效地进行教学和研究。找到这个问题答案的方法是,当正在使用替代的工作程序时要问自己一个常识性的问题:我们的工作量是否真的在减少?或是我们是否改善了教师不得不做一些附加工作的现状?”



本文综合自浙江大学(ID:zdnews99作者:浙江大学新闻办 柯溢能),北京理工大学新闻网、湖南大学官网、一读EDU(ID:yidu_edu)、麦可思研究。


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