行政六大板块
一、流程制度
主要是企业相关制度流程的建设及优化，是为行政工作提供指引方向的，也是将一些繁杂、重复的工作进行标准流程化。
二、会务外联
会务主要是公司的各种会议管理及活动管理。会务工作更多的是对公司内部的管理和协调支持。外联则是涉及到外部来访的接
待与协调，和外部企业或政府单位的商务接待及对接沟通。
三、文印资质
文印是指文件公文及印章，资质则是企业的各类合法执照，证件等。
四、档案资料
负责收集与整理机构产生的各类行政档案，包括文件、合同、报告等，保证档案的完整性和准确性。
五、采购资产
资产管理包括是与资产管理、无形资产管理和低值易耗品管理等。
六、后勤安保
后勤安保工作包括了安全保卫、办公区域环境卫生管理、车辆管理、食堂管理、宿舍管理、日常维修等其他事务。
行政管理的四大职能
一、计划
计划包括制定计划、下达指示、作出决议、进行安排等。是指在确定目标的基础上，制定行动方案和决策的过程。
二、组织
组织是指将各种资源（包括人力、物力、财力等）有机地结合起来，形成一个协调有序的整体。组织活动还包括对机构的设置
、调整和有效运用，对人员的选拔调配、培训和考核。
三、协调
通过政策、法令和各种具体措施，不断改善和调整组织之间、人员之间、活动之间的各种关系。使各项工作分工明确、配合密
切、步调一致，以共同实现预定目标。
四、控制
即监督、检查的职能。可以通过统计资料和实时信息的分析，如人事、组织、财务等情况进行控制，及时发现问题和偏差，并
采取相应的措施进行纠正和改进。
办公室7S管理
一、整理
清除闲置物品。区分要与不要的物品，办公区除了工作需要的物品外，一切都不允许放置。
二、整顿
定置管理。办公物品依制度定位、按要求摆放整齐，明确数量，明确标识。
三、清扫
检查与清扫。清除办公区的灰尘、垃圾等，营造一个舒适干净的办公环境。
四、清洁
维持工作场所整洁。将上面3S实施的做法制度化、规范化，维持其成果。
五、素养
自律，提高个人修养。培养文明行为，按制度行事，养成良好的工作习惯。
六、安全
保障员工的人身安全，保证工作安全正常的进行，同时减少因安全事故而带来的经济损失。
七、节约
对时间、空间、能源等方面合理利用，以发挥它们的最大效能，从而创造一个高效率的，物尽其用的工作场所。
红头文件格式基本规范
一、题目
字体：仿宋
颜色：红色
二、版头中的分隔线
发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。
三、标题仿宋字体，编排于红色分隔线下空二行位置，一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜
，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
四、正文字体仿宋3号，特殊情况可做适当调整。
五、行数和字数
一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。
六、份号：如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
七、密级和期限：如需标注密级和保密期限，一般用3号黑字体，顶格编排在版心左上角第二行，保密期限中的数字用阿拉伯
数字。
八、紧急程度：如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限，紧急
程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
印章管理
一、分类：公章、合同章、法人章、财务章
二、管理方式：严格按照公司制度执行，从申请、审批、纸质版审批单、合同备份存档留存，建立台账对印章使用次数、种类
、内容、使用人依次登记。
三、常用盖章方式：标书、公文、证明、函件等应盖在公司名称上，而合同除了要盖在落款还要加盖骑缝章，另外标书、询价
函等除加盖公章外还要加盖法人印章。
注意：公章属于拥有法律效应的证明，在使用上一定要注意再注意！
扁平化管理
扁平化管理是企业为解决层级结构的组织形式在现代环境下面临的难题而实施的一种管理模式。当企业规模扩大时，原来的有
效办法时增加管理层次，而现在的有效办法时增加管理幅度。当管理层次减少而管理幅度增加时，金字塔状的组织形式就被压
缩成扁平状的组织形式。
办公室礼仪
一、会议座位牌摆放
记住四个字，“左膀右臂”，1号（一把手/主位）位置确定后，根据“左膀右臂”口诀，把2号安排在1号的左边，3号安
排在1号的右边，然后再依次两边排列开。拍集体照位置同上。
二、会务茶水礼仪
1.“茶满欺人”，茶水不能过满，以免溢出，七分满为宜。
2.茶杯摆放再与会人员的右手边，茶杯手柄对着人的方向，方便端取。
3.30-45分钟左右添一次茶，先给1号添茶，再给其他人员顺序添茶即可，添茶时在参会人员右侧后方倒茶，记得左手
拿壶，右手拿杯。
三、电梯礼仪
1.电梯靠停时，先出后入，和公交车乘车礼仪同理“先下后上”。
2.和上级共乘要注意出入顺序，进出无人电梯，先进后出，出发点是为了控制好开关按钮和电梯门，方便上级进出。
3.进入电梯后，要正面朝向电梯口。
行政文书管理内容
通常在企业中，行政文书管理范围的界定是比较清晰的，依照企业的性质和存在往来关系的业务范围，行政文书管理内容主要
有以下几个方面。
一、收文管理范畴：包括邮寄公文、网络传递的公文、传真公文、会议分发的公文等主送本企业的公文。
二、发文管理范畴：包括红头文件、公告、通知等一切以企业名义下发的公文。
三、文书撰写范畴：包括决议、决定、公告、通告、意见、通知、通报、请示、批复、议案、函、纪要等。
四、信件管理：包括电子邮件、挂号信、平信、快递信等。
五、文件会签管理：包括根据公文内容涉及本单位的多个部门。或者与其他单位有关时所需要的会签和根据对象的不同所区别
的内外部会签。
行政部门是一个集沟通、管理、服务于一体的部门。是承上启下的一个部门。
公司会议会务安排
一、会议准备
1.请示领导，确定会议主题、名称、时间、地点、会议议程和会议安排
2.确定参加会议的范围或人员，确定工作人员、会议经费预算
3.安排好场地、用品、资料等
4.做好会场布置、制定后勤保障方案
二、会议实施
1.会议签到及会议文件资料发放
2.按会议议程逐步开始，维持会场秩序，做好会议记录
3.安排会议进行中的后勤保障工作，处理会议过程中的突发的情况等
三、会议结束
1.清理会场
2.整理会议资料
3.落实会议精神
行政管理岗位的特点
1.事务性
完成这些事务既需要有一定的专业知识，又需要有较高的工作效率。
2.服务性
需要多了解他人的需求、替他人着想。
3.规范性
基层行政岗位一般都是经过专业化分工设计的，工作事务相对具体，并且有单独的工作要求和规范，以保证工作的秩序和效率
职场沟通的黄金四步法则
1.先说结论（point）
在商务场合，一定要先说结论，先让对方知道结论是什么，对方才能准确地理解你的论证过程。
2.引用数据（reason）
说完结论之后，就该解释原因了，要把事情说明白，最好的方法和手段，就是让数据来为你说话。
3.举个例子（example）
在最后阶段引用一个真实的案例来说明问题，让论证过程即有数据的支持、又有事实的依据，那么你的发言整体上就会显得更
加丰富和饱满。
4.重申结论（point）
最后将结论重申一遍，把大家分散出去的注意力收回来。再一次聚焦在你的目标结论上。
行政必备三大思维
1.数据思维
数据思维就是根据日常工作内容或开展活动反馈的具体数据。进行理性思考和分析。通过数据我们能够客观的知道发生了什么
，为什么会这样发生，以及背后有什么样的规律，进而提出改进措施或准备下一步的行动计划。
2.复盘思维
行政工作繁琐，若进行日、周、月度等高频短期的复盘，能让你从回顾中看到自己工作中的不足，从而进行弥补，跳出机械性
工作，将工作时长高效转化为工作经验。
3.用户思维
我们要知道用户最需要的是什么，给用户提供服务的完整流程中去深度理解用户，认知用户，去思考如果你是用户你会想要本
岗位的工作人员怎样处理事务会让自己满意，这样就能大大提高办事效率以及专业能力。
五岳
东岳泰山、西岳华山、南岳衡山、北岳恒山、中岳嵩山。
PDCA循环分析法
1.P（Plan）：计划，确定方针和目标，确定活动计划；
2.D（Do）：执行，实地去做，实现计划中的内容；
3.C（Check）：检查，总结执行计划的结果，注意效果，找出问题；
4.A（Action）：行动，对总结检查的结果进行处理，成功的经验加以肯定并适当的推广、标准化；失败的教训加以
总结，以免重现，未解决的问题放到下一个PDCA循环。
行政管理岗位的特点
1.事务性
完成这些事务即需要有一定的专业知识，又需要有较高的工作效率。
2.服务性
需要多了解他人的需求、替他人着想。
3.规范性
基层行政岗位一般都是经过专业化分工设计的，工作事务相对具体，并且有单独的工作要求和规范，以保证工作的秩序和效率
行政工作流程三大优点
1.条理化
行政日常事务比较繁杂，而经常多线程处理事务的话，很容易出错，这时候将这些程序化事务的流程罗列出来，让自己在工作
中忙中有序。
2.成果化
行政工作不容易被领导看见，但是当你将这个清晰的流程图给领导看到之后，他不只是清楚知道你具体做什么事，还更能体现
你的主动性。
3.制度优化的基础
每个环节的用时，用excel统计下来，用数据说话，在优化的时候，更加有说服力。
掌握复盘的四个核心维度
一、目标复盘
工作目标是否合理？目标设置是否具体清晰可执行？如何让下次的目标更合理，更有挑战性？
二、过程复盘
工作做的好，是什么原因？工作做差了，是不是过程中的方法不对？哪些是导致失败的变量？
三、结果复盘
职场成功时，从外部找原因，职场失败时，就要向内求，分析下是自己哪里没有做好。
四、经验复盘
最后要提炼职场经验，复盘的目的是为了提炼出经验，为未来做一个参考，争取下一个阶段的胜利。
行政必备五大职能
一、凡事有交代，事事有回应。
日常有很多事项需要处理，而且大部分都是要处理完后要给领导报备的，或者是遇到什么问题也需要跟领导报备，能够凡是对
领导有交代能让领导觉得靠谱。
二、具有契约精神，严格按照计划执行。
如果是领导安排了任务，那么就要按照约定时间完成，如果无法按期完成或者是解决过程中有什么困难，就要提前说明，而不
是到截止日期或者领导问起时才说完成不了。
三、专注于具体，落脚于细节
一名合格的行政人员，不会一上来就说这件事有难度，那件事不好处理，而是能够在具体问题上下功夫。
四、情绪稳定，修己自治
保持情绪稳定是至关重要的。一个人的情绪是否稳定，展示的是个人的格局。行政岗位遇到的事情会更多，如果我们被情绪牵
制，只会影响我们自己工作，做一个情绪稳定的行政，修己自洽。
五、坚定原则，公私分明
坚定原则是一种态度，更是一种能力。当你一直坚定原则时候，其他人也会按照你的规则来办事，如果你总是摇摆不定，别人
也会不当回事。如果摇摆不定，会给自己带来很多额外的工作，也会让别人误以为好欺负，这在工作中是很不利的因素。
行政人加分技能
一、服务意识
行政人在企业中担任大管家、大家长一职，能把细小的事情做大极致，那就是优秀。
二、学习能力
属于职场晋升的必备能力，行政也不例外。对于工作中不懂的内容主动请教、不懂就问。对于信知识有探索欲，求知欲。才能
让自己处于升值状态。
三、执行能力
行政在执行工作之前，首先需要理解能力，充分理解工作的要求、目的，然后才去执行，执行过程中，事事有回应，渐渐有着
落，最后达成结果。在执行过程中，可能结果会有偏差，但因为有了过程的反馈，领导才能了解到你。
在工作中如何合理运用5W1H
why：为什么要做这项工作。要与领导确认预期要达到的目标，这一点说起来容易做起来并不容易，它直接决定你的工作方
向对不对。
what：基于这个目标，看需要做哪些工作，哪些是优先做的，哪些没有那么紧急的，哪些是直接对目标的实现起到关键作
用的。
who：每一项工作需要找到谁来配合，寻找对的责任人很重要。
when：每一项工作时间节点是什么，这个时间节点要明确告知你要沟通的这个who，而不是你一个人知道就算了。
where：不仅仅是指地点，还可以问问自己做这项工作在什么地方执行更合适？
how：你要怎样开展这些工作才能达成目标？要怎样做才能让其他责任人优先处理你的工作？如果领导或更大的领导来开展
这项工作，他们会怎么做？
将5w1h运用到实际工作场景中，养成在工作前思考整体逻辑的习惯，可以让你的工作更有成就。
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